Excel'den Yazılıma Ne Zaman Geçilir?

Bize gelen işlerin önemli bir kısmı şu cümleyle başlıyor: “Şu an her şeyi Excel’de tutuyoruz ama artık yetmiyor.” Bu cümleyi söyleyen kişi genellikle biraz mahcup oluyor, sanki Excel kullanmak bir eksiklikmiş gibi. Değil. Excel’de yürüyen bir iş, çalışan bir iştir. Üstelik o tablolar, ihtiyacın ne olduğunu bizim için zaten belgelemiş oluyor: hangi alanlar tutuluyor, kim neyi giriyor, ay sonunda hangi rakam isteniyor. Sıfırdan konuşmaktan çok daha iyi bir başlangıç noktası.

Asıl soru Excel’in iyi mi kötü mü olduğu değil; ne zaman yetmemeye başladığı. Bunun belirtileri var ve çoğu, tablonun içinde değil, etrafında görülüyor.

Tablonun taştığını gösteren beş belirti

1. Aynı bilgi birden fazla yerde duruyor. Müşteri listesi bir dosyada, siparişler başka bir dosyada, tahsilatlar üçüncüsünde. Bir müşterinin telefonu değişince üç yerde düzeltiyorsunuz; birini unutunca hangisinin doğru olduğu artık bilinmiyor.

2. Dosyanın bir sahibi var. “O dosyayı Ayşe Hanım biliyor” cümlesi kurulmaya başladıysa iş, tabloya değil kişiye bağlı hâle gelmiştir. Ayşe Hanım izne çıkınca rapor çıkmıyor; işten ayrılınca formüller kimsenin anlamadığı bir mirasa dönüyor.

3. Aynı anda iki kişi giremiyor. Biri dosyayı açtığında diğeri bekliyor, ya da herkes kendi kopyasında çalışıp akşam birleştiriyor. Birleştirme sırasında bir satır kaybolduğunda kimse fark etmiyor.

4. Rakamların doğruluğu tartışılıyor. Toplantıda iki kişi iki farklı toplam getiriyor; yarım saat hangisinin doğru olduğu konuşuluyor. Tablonun işi karar vermeye yardım etmekken, kendisi tartışma konusu olmuş.

5. Kurallar insanların kafasında. “Bu ülke için asgari adet üç”, “şu tür bağışta fiyat farklı”, “bu müşteriye vade uygulanmaz” gibi kurallar tabloda değil, deneyimli çalışanın hafızasında. Yeni gelen bunları yanlış yapıyor; kimse de yanlış yaptığını hemen görmüyor.

Bu beş belirtiden ikisi üçü aynı anda görülüyorsa, tablo işin ağırlığını taşımıyor demektir. Bir tanesi varsa henüz erken; Excel’i biraz daha düzenleyerek yol alınabilir ve bunu söylemek bizim de işimiz.

Dernek Asistan’ın öncesi tam olarak buydu

Dernekler için geliştirdiğimiz Dernek Asistan bu durumun ders kitabı gibi bir örneği. Kurban ve Ramazan döneminde kısa sürede yüzlerce bağış kaydı alınıyordu ve bu kayıtlar tablolarda, mesajlaşma uygulamalarında ve kişisel notlarda dağınık duruyordu. Fiyat listesi ayrı bir yerdeydi, tutarlar elle hesaplanıyordu, su kuyusu gibi hisseli projelerde kaç hissenin dolduğu elle sayılıyordu. Ay sonu raporu, saatler süren bir toplama işiydi.

Yukarıdaki beş belirtiye bakın: hepsi vardı.

Yaptığımız ilk şey yeni ekranlar çizmek değildi; derneğin fiyat tablosunu ve kurallarını sistemin içine taşımaktı. Kural bir kez tanımlanıyor, her kayıtta kendiliğinden uygulanıyor. Çalışan fiyat aramıyor, tutar hesaplamıyor, asgari adeti hatırlamak zorunda kalmıyor. Yani beşinci belirti, insanların kafasındaki kurallar, önce çözüldü. Diğerleri onun üstüne geldi.

Geçiş nasıl yapılır: her şeyi birden değil

Excel’den yazılıma geçmek deyince akla “eski sistemi kapat, yeni sistemi aç” gibi tek bir gün geliyor. Öyle yapılmıyor, yapılmamalı da. Şöyle ilerliyoruz:

Önce en çok kanayan yer. Beş belirtiden hangisi size en pahalıya geliyorsa oradan başlanır. Çoğu zaman bu, mükerrer veri girişi ya da rapor çıkarmaya harcanan saatlerdir. İlk sürüm sadece o sorunu çözer. Küçük olur, ama gerçek bir sorunu ortadan kaldırdığı için ekip onu kullanmaya başlar.

Tablolar bir süre yaşamaya devam eder. Yeni sistem devreye girerken eski tablolar kapatılmaz; bir süre ikisi yan yana gider. Ekip yeni sisteme alışır, rakamlar karşılaştırılır, güven oluşur. Tablo, hiç kimse ona bakmaz olduğunda kendiliğinden ölür.

Eski veri taşınır, ama seçilerek. Yılların tablosundaki her satırı taşımak gerekmez. Neyin gerekli olduğuna birlikte bakılır; genellikle son bir iki yıl ve açık kayıtlar yeter. Gerisi arşivde durur.

Kurallar yazılıma, alışkanlıklar ekibe. Sistem fiyatı hesaplar, asgari adedi uygular, yetkisiz silmeyi engeller. Ama “kaydı kim, ne zaman girer” gibi alışkanlıklar ekibin kendi işi. Yazılım bunları zorlamaz; görünür yapar.

Bunu duymak istemeyebilirsiniz

Bazı işler için doğru cevap “Excel’de kalın” oluyor. Beş belirtiden sadece biri varsa, ekip iki kişiyse, veri ayda birkaç yüz satırı geçmiyorsa, iyi düzenlenmiş bir tablo yıllarca yeter. Bu durumda size yazılım satmaya çalışan biri, sizin değil kendi işine bakıyordur. Biz ilk görüşmede tablonuza bakar, bunu açıkça söyleriz; hizmet sayfamızda da yazdığımız gibi, hazır bir çözüm işinizi görüyorsa önce onu söylüyoruz.

Tablonuzun taşıp taşmadığından emin değilseniz, en kolayı onu bize göstermek. Yarım saatte hangi belirtilerin olduğunu, hangisinin önce çözülmesi gerektiğini birlikte görürüz. Kararı verecek olan yine sizsiniz; biz sadece tabloyu okumayı iyi biliyoruz.